Ajatuksia yhdistyksen viestinnästä vuonna 2018

Sari Haataja
2.3.2018

Muistan elävästi, kun yhdistyksen edelliset verkkosivut otettiin käyttöön vuonna 2012, yhdistyksen 60-vuotisjuhlavuoden tohinassa. Viestinnän parissa aika ja työkalut muuttuvat nopeasti, ja samalla myös odotukset viestintää kohtaan kasvavat.

TaYHY:n verkkosivu-uudistusta on valmisteltu yhdessä yhdistyksen johdon ja vastuuhenkilöiden kanssa hitaasti mutta varmasti. Yhdistystoiminnassa kun on usein haastavaa löytää balanssi toiveiden, mahdollisuuksien ja käytössä olevan ajan välillä.

Uusia ideoita yhdistysviestintään on helppo keksiä, mutta niiden käytäntöön vieminen onkin usein vaikeampaa. Tehtävää kun hoidetaan silloin, kun oma työ, perhe ja muut velvollisuudet sallivat. Silloin kun pystyy keskittymään viestinnän suunnitteluun ja toteutukseen, tehtävä on mielenkiintoinen ja palkitseva.

Yhdistysavain-palvelun käyttöönoton toivotaan mahdollistavan sisällöltään monipuolisemman ja elävämmän sivuston luomisen ja ylläpitämisen. Sivujen päivittäminen on myös yksinkertaisempaa, mikä mahdollistaa sisältö- ja päivitysvastuun jakamisen laajemmin eri toimihenkilöille.

Verkkosivujen lisäksi Yhdistysavain-palveluun kuuluu jäsenrekisteri, jota on mahdollista hyödyntää joustavasti jäsenviestinnässä. Tulevaisuudessa jäsentiedotteet lähtevätkin jäsenelle suoraan sivuston kautta.

Rekisterissä jäsenet pääsevät myös tarkastelemaan omia yhteystietojaan ja huolehtimaan helpommin niiden ajantasaisuudesta. Järjestämmekin keväällä kampanjan yhteystietojen tarkastamiseksi ja päivittämiseksi.

Sivustolla on myös kirjautumista vaativat osiot, joiden käyttöä laajennamme kevään kuluessa. Jäsenille kirjautumisen takaa tulee löytymään arkistot jäsentiedotteista sekä yhdistyksen keskeisiä dokumentteja, kuten säännöt sekä hallituksen kokousten ja yhdistyksen virallisten kokousten pöytäkirjat. Hallituksella on käytössään myös sivusto oman työskentelynsä tueksi.

Sivusto julkaistaan hyvin perusmuotoisena, mutta sivuston kehittämistä jatketaan vähitellen toiveiden ja palautteen perusteella. Päätöstä julkaisusta siivitti myös Tampereen yliopistoa uhkaava lakko, johon liittyvään tiedotukseen uusi verkkosivu olisi tarpeen.

Sari Haataja,
yhdistyksen tiedottaja